欲しい人材を逃さない 辞退を防ぐ内定通知の基本
採用市場は、コロナ禍の影響を脱して再び人材採用難のフェーズへ突入しました。応募数の減少はもちろん、選考に進む応募者を確保するだけでも苦労する状況下において、「ぜひ入社して欲しい！」と感じる人材との出会いはとても貴重なもの。
今回は、大切な人材を逃さないための内定通知の基本ノウハウをご案内したいと思います。（特に中途採用）
1、内定通知はスピーディーに
選考対象者の多くは「まだ連絡がこないな」と感じると徐々に不安が膨らみます。本人に事前に伝えている結果報告予定日通りよりも、数日早い連絡を心掛けましょう。具体的には内定通知は最終選考後2日以内を目安に、最長でも1週間以内での通知が必須です。
また書面での通知だけでなく、電話やオンライン面談など双方向のコミュニケーションが取れる連絡手段をおすすめします（この際に内定に至った評価ポイントをフィードバックすることで、転職先としての納得感や関係性が構築でき後の承諾率向上にもつながります）。
一番初めに内定した会社への入社決定するケースが最も多いと言われていますので、スピーディーな対応は内定出しに限らず採用選考の基本です。
チェックポイント
- 内定通知は最終選考後2日以内がベスト
- メールや書面での一方的な通知だけでなく、双方向のコミュニケーションを
- 在職中の方には電話を入れる時間や、寮や社宅にお住まいの方には通知する封筒にも配慮を
回答期限を設ける
また、内定通知を行う際は回答期限も設けましょう。一般的には1週間程度の期間を設け、途中に電話でフォローを入れます。内定者が家族との相談や、併願先との比較を行う中で生まれているであろう確認事項や不安を解消し、思い込みによる辞退の結論だしを防ぐことが目的です。
不合格通知は慎重に
上記は合格・内定を進める場合の対応ですが、不合格通知を出す場合は逆に慎重に進めることも大切です。第一候補となる内定者の方から辞退が生じた場合、次点の候補者として選考が進められるよう、一定の保留期間を設けて調整をしていきましょう。
2、内定者とはホットな関係を
内定通知後は、内定者から承諾を決断してもらうためのフォローを行います。内定者は内定をもらったことで安心する一方、「本当にこれでよいのだろうか？」と迷い始めてしまうことも珍しくありません。内定に至るまでの間に迷いや不安を伝えてもらえるような関係性を築き、迷いの原因を把握し、解消するための情報提供を行いながら内定者に温かく寄り添いましょう。
チェックポイント
- 人事担当の携帯電話番号やメールアドレス（recruit@などの同報メールではない、個人アドレス）を知らせ、連絡しやすい状況を作る
- 内定通知後に返信がない場合、3日目に状況確認をする
- 内定者が迷っている様子であれば、結論がでる承諾期限よりも前に改めて面談する
不安解消のための情報提供
内定者の状況によって様々ありますが、ワークライフバランスを示すデータや、想定される月収・年収、配属先のメンバー構成や上長となる方との面談、今後のキャリアプランなど、誠実に曖昧さを回避して伝えていくことが大切です。
また場合によっては、ざっくばらんに話ができるような雰囲気づくりも効果的です。
継続したフォローが活躍を支える
無事に承諾に至った後も、退職交渉のサポートや入社後の配属先にスムーズに馴染めるかなど、人事サイドでも継続したフォローを行うことで、貴重な人材が仲間となり活躍していくための道筋を用意していくことが出来ます。
飛竜企画では、人材採用のための応募者を集める入口だけでなく、採用選考・内定フォロー・入社後フォローなどのノウハウをご提供できます。ぜひお気軽にご相談ください。
